Als Geschäftsführer, Inhaber oder Verantwortlicher für die Entsendung von Expats liegt es in Ihrer Verantwortung, für die größtmögliche Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Es gibt kaum einen anderen Bereich der so stark von subjektiven Einflüssen beeinflusst wird wie das Thema Sicherheit. Es existieren keine numerischen Werte, keine gesammelten Messdaten, und es gibt keine unumstößlichen Fakten, die behaupten könnten, dass ein Mensch, wenn das und das in diesem Umfang erfüllt ist, sicher ist.
Damit ergibt sich ein großes Problem. Wie wissen Sie und wie können Sie es nachweisen, dass Sie alles in Ihrer Macht getan haben, ihren Mitarbeiter zu schützen?
Eine gute Möglichkeit ist, Ihre Sicherheitsmaßnahmen an den Richtlinien der ISO 31030, einer internationalen Norm für Travel Risk Management, auszurichten.
Zusammenfassung der Richtlinien und Prozesse gemäß ISO 31030 für das Risikomanagement im Kontext von Dienstreisen:
1. Risikobewertung und -identifikation:
Entwicklung eines systematischen Ansatzes zur Identifizierung und Bewertung von Risiken, einschließlich Sicherheits-, Gesundheits-, Umwelt-, sowie rechtlichen und operativen Aspekten.
2. Sorgfaltspflicht (Duty of Care):
Betonung der Verpflichtung zur Sorgfaltspflicht gegenüber Reisenden, mit Bereitstellung angemessener Sicherheitsmaßnahmen, Gesundheitsvorsorge und Notfallmaßnahmen.
3. Kommunikation von Risiken:
Etablierung klarer Kommunikationswege, um Reisende über potenzielle Risiken zu informieren, einschließlich Nutzung von Technologie für Echtzeit-Benachrichtigungen.
4. Schulung und Vorbereitung:
Empfehlung von Schulungen und Schulungsprogrammen, um Reisende auf Risiken und Notfallverfahren vorzubereiten.
5. Notfall- und Krisenmanagement:
Entwicklung von Notfall- und Krisenmanagementplänen sowie Sicherstellung, dass Reisende in Notsituationen angemessen handeln können.
6. Dokumentation und Berichterstattung:
Forderung nach Dokumentation von Risikobewertungen, getroffenen Maßnahmen und Vorfällen sowie regelmäßiger Berichterstattung an die Geschäftsleitung und relevante Stakeholder.
7. Fortlaufende Verbesserung:
Betonung der Bedeutung der fortlaufenden Überprüfung und Aktualisierung von Risikomanagementprozessen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.
8. Einhaltung rechtlicher und behördlicher Anforderungen:
Sicherstellung, dass Geschäftsreisen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, insbesondere bezüglich Visa, Arbeitsgenehmigungen und Gesundheitsanforderungen.
9. Beratung und Fachwissen:
Empfehlung der Einbindung von Fachexperten und Beratern zur angemessenen Bewertung und Behandlung spezieller Risikobereiche wie Sicherheit, Gesundheit und Reisemedizin.
10. Datenschutz und Vertraulichkeit:
Betonung der Bedeutung des Schutzes sensibler Informationen während Geschäftsreisen und Empfehlung angemessener Datenschutzmaßnahmen.
Abschließend sei betont, dass die konsequente Anwendung und regelmäßige Überprüfung der ISO 31030 Richtlinien nicht nur zur sofortigen Verbesserung der Sicherheit Ihrer entsendeten Mitarbeiter beiträgt, sondern auch eine fortlaufende, dynamische Auseinandersetzung mit Sicherheitsfragen fördert, die für die langfristige Resilienz und das Wohlergehen Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter unerlässlich ist.
